หน่วยงานคุ้มครองสิ่งแวดล้อมกำลังวางแผนที่จะเปิดศูนย์สองแห่งในเร็วๆ นี้ ซึ่งจะช่วยให้หน่วยงานบรรลุเป้าหมายในการจัดทำบันทึกในรูปแบบดิจิทัลทั่วทั้งรัฐบาลJeff Wells ผู้อำนวยการ Office of Enterprise Information Programs ของ EPA กล่าวว่าหน่วยงานดังกล่าวจะเปิดศูนย์ National Digitization Centers (NDCs) แห่งหนึ่งในเมืองเอดิสัน รัฐนิวเจอร์ซีย์ ในไตรมาสที่สี่ของปีงบประมาณนี้
เขากล่าวเสริมว่า EPA จะเปิดโรงงานแห่งที่สองในแคนซัสซิตี้
รัฐมิสซูรีในเดือนธันวาคมหรือมกราคมWells กล่าวในการสัมภาษณ์เมื่อเร็ว ๆ นี้ว่า “การมีความพร้อมในการเข้าถึงบันทึกของเรา มีความฉลาดมากขึ้นเกี่ยวกับวิธีที่เราจัดการบันทึกของเรา
ศูนย์ดังกล่าวจะช่วย EPA สแกนและแปลงบันทึกกระดาษจำนวนมหาศาลให้เป็นดิจิทัล Wells กล่าวว่าเอกสารบันทึกเอกสารของหน่วยงานมีความยาวถึง 26 ไมล์หากซ้อนกัน
นอกเหนือจากบันทึกที่เข้าถึงได้มากขึ้น Wells กล่าวว่าความพยายามในการแปลงเป็นดิจิทัลของ EPA จะช่วยลดค่าใช้จ่ายของหน่วยงาน EPA เช่าพื้นที่จาก General Services Administration เพื่อจัดเก็บบันทึกกระดาษบางส่วน
Wells กล่าวว่า “ผลประโยชน์เชิงปริมาณคือความจริงที่ว่าเราจะลดต้นทุนโดยการรวมศูนย์กิจกรรมการแปลงเป็นดิจิทัลของเรา”
การประหยัดค่าใช้จ่ายเหล่านั้นกำลังเข้ามาให้ความสำคัญแล้ว Wells กล่าวว่า EPA นับตั้งแต่เริ่มเกิดโรคระบาด ได้ใช้จ่ายกระดาษน้อยลงหลายหมื่นดอลลาร์ นั่นเป็นเพราะพนักงานไม่พิมพ์มากในขณะที่ทำงานจากที่บ้าน
Wells กล่าวว่า “มันขับเคลื่อนเราไปสู่โลกดิจิทัลที่เราไม่ได้ผลิตหรือเพิ่มบันทึกที่เป็นกระดาษยาว 26 ไมล์ครึ่ง”
พนักงานที่ศูนย์การแปลงเป็นดิจิทัลของ EPA จะได้รับการฝึกอบรม
ให้ปฏิบัติตามมาตรฐาน Federal Agency Digital Guideline Initiative (FADGI)
“เมื่อคุณแปลงข้อมูลเป็นดิจิทัล มันไม่เหมือนกับการทำงานผ่านเครื่องถ่ายเอกสาร มีมาตรฐานที่เข้มงวดมากที่เราต้องปฏิบัติตาม และเราจำเป็นต้องกำหนดขั้นตอนและกระบวนการเพื่อให้บรรลุผลดังกล่าว” Wells กล่าว
สำนักงานการจัดการและงบประมาณและหอสมุดแห่งชาติในปี 2550 ได้สร้าง FADGI ซึ่งเป็นชุดมาตรฐานที่หน่วยงานควรปฏิบัติตามเมื่อต้องสแกน ประมวลผล และล้างข้อมูลสแกนดิจิทัลของบันทึกที่เป็นเอกสาร
“มาตรฐาน [FADGI] เหล่านี้ค่อนข้างเข้มงวด ดังนั้นคุณจึงจำเป็นต้องมีขั้นตอนการสแกนและโปรโตคอลที่รัดกุม รวมถึงเครื่องจักรที่สามารถบรรลุมาตรฐานของความละเอียดเพื่อให้เป็นไปตามมาตรฐาน [FADGI] เหล่านี้ เราได้ออกแบบและติดตั้ง NDC ของเราด้วยอุปกรณ์ที่สามารถบรรลุมาตรฐานเหล่านี้ได้ และมีอุปกรณ์ไม่มากนักที่ทำได้ เราต้องทำงานมากมายเพื่อระบุอุปกรณ์ที่เหมาะสมที่สามารถทำได้” Wells กล่าว
เพื่อปรับปรุงการเข้าถึงบันทึกของพนักงาน EPA ได้สร้าง Agency Records Management System (ARMS) ใหม่ที่ใช้ประโยชน์จากปัญญาประดิษฐ์เพื่อช่วยเหลือผู้ใช้ในการระบุตารางเวลาบันทึกที่ถูกต้องสำหรับบันทึกที่พวกเขาใส่ลงในระบบ
“AI จะดูที่เนื้อหา คำนึงถึงสำนักงานหรือโปรแกรมที่บุคคลนั้นทำงานอยู่ และแนะนำตารางบันทึกสองสามรายการสำหรับบันทึกนั้น โดยจะไม่อนุญาตให้ผู้ใช้ส่งบันทึกโดยไม่กำหนดข้อมูลเมตาที่เหมาะสม และนั่นคือสิ่งที่เราไม่เคยทำมาก่อน เราคิดว่านั่นจะให้ประโยชน์มหาศาลในแง่ของการทำให้บันทึกมีคุณค่ามากขึ้น ไม่ต้องพูดถึงการค้นพบและค้นหาได้มากขึ้นเมื่อเราต้องการเรียกคืน” Wells กล่าว
เพิ่ม EPA, Wells ใช้การเรียนรู้ของเครื่องเพื่อเติมข้อมูลเมตาโดยอัตโนมัติมากที่สุด
เมื่อเรกคอร์ดถูกแปลงเป็นดิจิทัลแล้ว เอเจนซี่ยังใช้เทคโนโลยีคลาวด์เพื่อลดต้นทุนพื้นที่จัดเก็บโดยรวม หน่วยงานภายใต้มาตรฐาน FADGI ควรเก็บบันทึกถาวรโดยไม่มีการบีบอัด ซึ่งส่งผลให้ไฟล์มีขนาดใหญ่
“การยัดเยียดข้อมูลจำนวนมากในทุกที่นั้นเป็นข้อมูลจำนวนมหาศาลทีเดียว เราเชื่อว่าการย้ายข้อมูลนั้นไปยังระบบคลาวด์จะช่วยลดต้นทุนการจัดเก็บของเราได้” Wells กล่าว
ความพยายามเหล่านี้ยังเป็นส่วนหนึ่งของงานต่อเนื่องของ EPA เพื่อให้เป็นไปตามคำสั่งจาก National Archives and Records Administration และ OMB กำหนดให้ยุติการบันทึกที่เป็นกระดาษ
มการเข้าถึงข้อมูล ซึ่งเป็นภารกิจที่สำคัญสำหรับบทบาทของ EPA ในฐานะหน่วยงานกำกับดูแล
Credit : ฝากถอนไม่มีขั้นต่ำ / สล็อตแตกง่าย
